Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Daten in Microsoft 365 „schon gesichert“ sind. Microsoft selbst sieht das anders: Der Microsoft-Servicevertrag empfiehlt ausdrücklich, regelmäßig Sicherungskopien der eigenen Inhalte anzulegen. Denn die eingebauten Fristen sind kurz: Endgültig gelöschte E-Mails lassen sich in Exchange Online standardmäßig nur 14 Tage wiederherstellen, maximal 30 Tage. Das OneDrive eines ausgeschiedenen Mitarbeiters wird 30 Tage nach Kontolöschung aufgeräumt. Danach ist weg, was weg ist.
Ein versehentlich geleerter Ordner, ein verschlüsseltes Postfach nach einem Phishing-Klick, ein Mitarbeiter, der beim Abschied „aufräumt“ – die Fälle, in denen 14 Tage nicht reichen, sind genau die, die teuer werden. Geteilte Verantwortung heißt: Microsoft hält den Dienst am Laufen, um Ihre Daten kümmern Sie sich. Oder wir uns.
Ein Microsoft-365-Tenant wächst selten geplant: Lizenzen werden „schnell mal“ gebucht, Freigaben vergessen, Admin-Rechte gesammelt. Nach zwei Jahren weiß niemand mehr, warum die Buchhaltung Vollzugriff auf das Marketing-SharePoint hat. Wir übernehmen die laufende Verwaltung – und räumen vorher auf:
Ein Backup muss zu Ihren Daten, Aufbewahrungsfristen und Wiederanlaufzielen passen. Wir planen die Sicherung von E-Mails, Dateien und Zusammenarbeit in Microsoft 365 – auf einer vom Microsoft-365-Dienst getrennten Cloud-Plattform, eigener Infrastruktur oder in Kombination. Für die E-Mail-Archivierung richten wir in derselben betreuten Leistung eine Journalregel ein, die geschäftliche Nachrichten fortlaufend erfasst. Welche Inhalte und Einstellungen tatsächlich erfasst werden, halten wir vor der Auswahl fest.
| Kriterium | Cloud-Backup bei anderem Anbieter | Eigene Infrastruktur | Kombiniertes Konzept |
|---|---|---|---|
| Ansatz | Sicherung auf einer von Microsoft 365 getrennten Cloud-Plattform | Sicherung auf von Ihnen betriebenem Speicher | Zusätzliche Kopie an einem getrennten Standort |
| Gesicherte Inhalte | Postfächer, Dateien und Teams nach vereinbartem Umfang | Inhalte nach technischer Eignung der Speicherumgebung | Kritische Daten auf mehreren getrennten Zielen |
| Speicherort | Cloud-Infrastruktur eines anderen Anbieters als Microsoft | Ihr Standort oder eigenes Rechenzentrum | Eigener und externer Standort |
| Betrieb | Laufender Dienst mit planbarer Gebühr | Eigene Hardware, Wartung und Kapazitätsplanung | Kombinierter Betriebsaufwand |
| Wichtig | Anbietertrennung, Aufbewahrung und Wiederherstellung prüfen | Zweiten Standort gegen Ausfälle einplanen | Unabhängigkeit der Sicherungsziele prüfen |
| Passt zu | Cloud-Daten mit getrenntem Backup-Ziel | einer bestehenden geeigneten Speicherumgebung | Erhöhtem Bedarf an Ausfallsicherheit |
Wichtig bei der Auswahl: Nicht jede Sicherung erfasst dieselben Inhalte, Identitätsdaten oder Einstellungen. Im Angebot halten wir fest, was geschützt wird, wie lange die Daten aufbewahrt werden und wie wir die Wiederherstellung prüfen. Backup und E-Mail-Archivierung gehören bei uns zu einer betreuten Leistung, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke: Backup dient der Wiederherstellung, das Archiv der unveränderbaren Aufbewahrung von E-Mails. Mehr zur Sicherungsstrategie: Datensicherung.
Ist MFA wirklich bei jedem Konto aktiv? Welche Apps haben weitreichende Berechtigungen? Gibt es auffällige Anmeldungen oder verwaiste Konten? Wir prüfen die Sicherheitslage Ihres Microsoft-365-Tenants anhand der verfügbaren Datenquellen und gleichen Einstellungen mit bewährten Sicherheitsstandards ab. Hinweise aus Ihrer übrigen betreuten IT helfen uns, Auffälligkeiten im Gesamtbild einzuordnen.
Wir bewerten verfügbare Sicherheitsmeldungen, priorisieren Auffälligkeiten und besprechen konkrete Schritte mit Ihnen – von der Anpassung einer Zugriffsregel bis zum Sperren eines verdächtigen Kontos. Welche Ereignisse sichtbar sind und wie oft wir sie prüfen, hängt von Ihren Lizenzen, Tenant-Einstellungen und dem vereinbarten Service ab. Die Sicherheitsanalyse bieten wir auch als einmaligen Check an.
Phishing, schädliche Anhänge und gefährliche Links gehören zu den größten Risiken für geschäftliche E-Mail. Wir prüfen, welche Schutzschichten zu Ihrer Microsoft-365-Umgebung passen: Erkennung vor der Zustellung, Prüfung von Links und Anhängen sowie – wenn vereinbart – Reaktion auf bereits zugestellte Nachrichten. Entscheidend ist, dass Schutz und Betreuung zusammenpassen.
Die großen Mail-Empfänger machen Ernst: Google verlangt seit 2024, Microsoft seit Mai 2025 korrekt konfiguriertes SPF, DKIM und DMARC – sonst wird abgewiesen statt zugestellt (Outlook antwortet dann mit 550 5.7.15 Access denied). Das betrifft nicht nur Newsletter-Versender: Auch Ihre normale Geschäftspost konkurriert bei jedem Empfänger mit diesen Prüfungen – und ohne DMARC kann jeder Dritte in Ihrem Namen E-Mails fälschen.
Microsoft 365 betreuen wir als Teil Ihrer gesamten IT: Endgeräteverwaltung, Mobile Device Management, Mail-Security, Archivierung und Backup greifen ineinander – dokumentiert und mit einem Ansprechpartner in Geisenheim.
Wir empfehlen die Lizenz und das Sicherungskonzept, die zu Ihrem Bedarf passen. Lizenzkosten, Einrichtung und laufende Administration weisen wir im Angebot getrennt aus. Welche Sicherheitsfunktionen verfügbar sind, hängt von Ihren Lizenzen und der konkreten Umgebung ab.
Nein. Endgültig gelöschte E-Mails sind standardmäßig nur 14 Tage wiederherstellbar (maximal 30), das OneDrive eines gelöschten Benutzers wird nach 30 Tagen aufgeräumt. Microsoft empfiehlt im eigenen Servicevertrag ausdrücklich externe Sicherungen. Ein Backup mit eigener Aufbewahrungsdauer schließt genau diese Lücke.
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Ein getrenntes Cloud-Ziel erspart eigene Speicherhardware und schafft räumlichen Abstand. Eigene Infrastruktur bietet mehr Kontrolle über den Speicherort, erfordert aber Wartung und eine zusätzliche Kopie gegen Standortausfälle. Wir vergleichen Aufwand, Kosten, Aufbewahrung und Wiederherstellung für Ihre Umgebung.
Tenant-Verwaltung und Backup rechnen wir als monatliche Pauschale pro Benutzer bzw. Postfach ab – im Servicevertrag gebündelt mit dem Rest Ihrer IT. Ein konkretes Angebot machen wir nach einem kurzen Blick auf Ihren Tenant.
Ja. Ein unabhängiger Blick kann MFA-Lücken, riskante App-Berechtigungen und zu weit gefasste Zugriffsregeln sichtbar machen. Den Umfang legen wir mit Ihnen fest; die Analyse ist auch einmalig möglich.
Ja. SPF, DKIM und DMARC schützen nicht nur Massenversender: Sie verhindern, dass Dritte in Ihrem Namen E-Mails fälschen, und entscheiden bei Gmail- und Outlook-Empfängern zunehmend darüber, ob Ihre normale Geschäftspost ankommt oder im Spam landet.
Schreiben Sie uns über die Kontaktseite oder rufen Sie an: +49 6722 919 224 0.
