Microsoft-365-Administration und Support für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Daten in Microsoft 365 „schon gesichert“ sind. Microsoft selbst sieht das anders: Der Microsoft-Servicevertrag empfiehlt ausdrücklich, regelmäßig Sicherungskopien der eigenen Inhalte anzulegen. Denn die eingebauten Fristen sind kurz: Endgültig gelöschte E-Mails lassen sich in Exchange Online standardmäßig nur 14 Tage wiederherstellen, maximal 30 Tage. Das OneDrive eines ausgeschiedenen Mitarbeiters wird 30 Tage nach Kontolöschung aufgeräumt. Danach ist weg, was weg ist.

Ein versehentlich geleerter Ordner, ein verschlüsseltes Postfach nach einem Phishing-Klick, ein Mitarbeiter, der beim Abschied „aufräumt“ – die Fälle, in denen 14 Tage nicht reichen, sind genau die, die teuer werden. Geteilte Verantwortung heißt: Microsoft hält den Dienst am Laufen, um Ihre Daten kümmern Sie sich. Oder wir uns.

Ein Microsoft-365-Tenant wächst selten geplant: Lizenzen werden „schnell mal“ gebucht, Freigaben vergessen, Admin-Rechte gesammelt. Nach zwei Jahren weiß niemand mehr, warum die Buchhaltung Vollzugriff auf das Marketing-SharePoint hat. Wir übernehmen die laufende Verwaltung – und räumen vorher auf:

Unser Standard ist NinjaOne SaaS Backup (das frühere Dropsuite): direkt in die Plattform integriert, mit der wir Ihre Endgeräte verwalten – ein System, ein Ansprechpartner, eine Rechnung. Aber Standard heißt nicht Dogma: Je nach Compliance-Anforderungen und vorhandener Hardware kann Acronis oder ein Backup auf Ihr eigenes NAS die bessere Wahl sein. Deshalb hier der ehrliche Vergleich:

Ehrlich eingeordnet: Auch UniFi Drive 4.0 kann seit 2026 Microsoft-365-Daten lizenzkostenfrei auf UniFi-Speicher (UNAS) sichern. Stand heute wird dabei aber nur OneDrive erfasst – weder Exchange noch SharePoint. Für UniFi-Kunden eine interessante Zusatzschicht, als vollwertiges M365-Backup (noch) keine Option; wenn sich das ändert, sagen wir es Ihnen. Und unabhängig vom Werkzeug gilt: Ein Backup ersetzt keine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung – das sind zwei verschiedene Pflichten. Mehr zur Sicherungsstrategie insgesamt: Datensicherung.

Ist MFA wirklich bei jedem Konto aktiv? Welche Apps haben Vollzugriff auf Postfächer? Welches Konto eines Ex-Mitarbeiters ist noch aktiv? Solche Fragen beantwortet das Admin-Center nur mühsam. Mit dem M365 Cockpit (Fokus MSP GmbH, Hannover) analysieren wir Ihren Tenant systematisch:

Die Anbindung dauert wenige Minuten und kommt ohne dauerhaftes Dienstkonto aus – der Zugriff läuft zertifikatsbasiert über Microsoft Entra und lässt sich jederzeit wieder trennen. Das Ergebnis: ein verständlicher Bericht plus konkrete Härtung durch uns. Auch als einmaliger Sicherheits-Check buchbar – etwa als zweite Meinung neben Ihrer bestehenden IT.

Über 90 % aller Angriffe beginnen mit einer E-Mail – und Microsofts Bordmittel lassen mehr durch, als vielen bewusst ist. Je nach Umgebung setzen wir auf eine von zwei Lösungen: Securepoint Mail Security wäscht Ihre Post als deutsches Cloud-Gateway vor der Zustellung – IT-Security made in Germany, mit ATP-Sandbox und Link-Prüfung auch beim Klick. Bitdefender GravityZone Extended Email Security integriert sich per API direkt in Microsoft 365, erkennt die Chef-Masche auch von echten (übernommenen) Konten und zieht bereits zugestellte Mails nachträglich aus den Postfächern zurück.

Welche Lösung zu Ihnen passt – und wann die Kombination sinnvoll ist – lesen Sie im ausführlichen Vergleich: Mail-Security im Detail →

Die großen Mail-Empfänger machen Ernst: Google verlangt seit 2024, Microsoft seit Mai 2025 korrekt konfiguriertes SPF, DKIM und DMARC – sonst wird abgewiesen statt zugestellt (Outlook antwortet dann mit 550 5.7.15 Access denied). Das betrifft nicht nur Newsletter-Versender: Auch Ihre normale Geschäftspost konkurriert bei jedem Empfänger mit diesen Prüfungen – und ohne DMARC kann jeder Dritte in Ihrem Namen E-Mails fälschen.

Wir verkaufen keine Lizenzen und verschwinden dann. Microsoft 365 ist bei uns Teil eines Gesamtbilds: Endgeräteverwaltung, Mobile Device Management, Mail-Security, Archivierung und Backup greifen ineinander – dokumentiert, mit einem Ansprechpartner in Geisenheim statt einer Hotline-Warteschleife.

Wir beraten ehrlich: Wenn die kleinere Lizenz reicht, sagen wir das. Wenn das NAS-Backup für Sie wirtschaftlicher ist als unsere Standard-Cloud-Lösung, empfehlen wir das NAS. Lizenzkosten, Einrichtung und laufende Administration weisen wir im Angebot getrennt aus – welche Sicherheitsfunktionen zur Verfügung stehen, hängt von Ihren Lizenzen und der konkreten Umgebung ab. Als Securepoint Professional Partner und NinjaOne-Partner kennen wir die Werkzeuge, die wir einsetzen – und sagen Ihnen auch, was sie nicht können.