Kurz: ja, sehr wahrscheinlich. Die GoBD gelten für praktisch jedes Unternehmen, das in Deutschland Bücher führt – vom Handwerksbetrieb bis zur Kanzlei. Sobald eine E-Mail die Funktion eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs hat (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung im Anhang), muss sie aufbewahrt werden – unverändert, vollständig und jederzeit auffindbar. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine Frist von acht Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre; Sonderfälle können abweichen (Bundesfinanzministerium).
Die konkreten Fristen und Löschregeln stimmen Sie mit Ihrer steuerlichen oder rechtlichen Beratung ab; wir setzen die vereinbarten technischen Vorgaben um. „Wir löschen nichts aus Outlook“ erfüllt sie nicht.
Nein. Postfächer sind veränderbar (und löschbar) – die GoBD verlangen unveränderbare, vollständige Aufbewahrung. Genau dafür gibt es Archivsysteme.
Das ist heikel (Fernmeldegeheimnis und Datenschutz). Die saubere Lösung ist eine klare Regelung zur Privatnutzung im Unternehmen und ein festgelegter Umgang mit besonders schutzbedürftigen Nachrichten – wir beraten dazu und konfigurieren das Archiv entsprechend.
Ja, am einfachsten per Journalfunktion mit NinjaOne Email Archiving: automatisch, GoBD-konform, zum Pauschalpreis pro Postfach. Eingerichtet in Tagen, nicht Wochen.
Es zieht mit um. Bei der UMA-Migration übernehmen wir den Alt-Bestand in die neue Lösung – die Aufbewahrungspflicht gilt ja weiter. Ihr Archiv geht nicht verloren.
Je nach Lösung ab wenigen Euro pro Postfach und Monat. Welche Leistungen laufend enthalten sind – Betrieb, Sicherung und Exportfähigkeit des Archivs – steht in Ihrem Angebot nach einem kurzen Erstgespräch.
Schreiben Sie uns über die Kontaktseite oder rufen Sie an: +49 6722 919 224 0.
